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Emitir a nota fiscal para serviços prestados de forma correta é essencial para garantir a regularidade fiscal do prestador de serviço, evitar problemas com o Fisco e oferecer segurança ao cliente. No entanto, muitas dúvidas surgem sobre como esse processo deve ser feito, quais são os requisitos necessários e quais impostos devem ser recolhidos.
A emissão correta desse documento não apenas assegura a conformidade legal da operação, mas também contribui para a organização financeira do prestador. Empresas e profissionais autônomos que prestam serviços precisam compreender as normas que regem a nota fiscal para serviços prestados, bem como os benefícios que essa emissão pode proporcionar.
O que é a nota fiscal para serviços prestados e por que ela é obrigatória?
A nota fiscal para serviços prestados é um documento fiscal emitido para formalizar a prestação de um serviço entre uma empresa ou profissional autônomo e um cliente. Sua principal finalidade é registrar a transação, garantindo que os tributos incidentes sobre o serviço sejam recolhidos corretamente.
Diferente da nota fiscal de produtos, que está vinculada ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e administrada pelos estados, a nota fiscal de serviços está relacionada ao ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza), de competência municipal. Isso significa que cada prefeitura define as regras para emissão e cobrança do imposto, tornando fundamental conhecer a legislação do município onde o serviço é prestado.
A obrigatoriedade da nota fiscal varia de acordo com a atividade exercida e a legislação vigente. Empresas de qualquer porte e profissionais autônomos que prestam serviços devem se atentar a essa exigência para evitar problemas fiscais e manter a regularidade de seu negócio.
Vantagens da emissão correta da nota fiscal de serviços
A emissão da nota fiscal para serviços prestados traz benefícios tanto para o prestador quanto para o contratante e o governo. Confira algumas das principais vantagens:
✅ Regularidade fiscal – Evita problemas com o Fisco, garantindo conformidade com a legislação tributária.
✅ Maior credibilidade – Empresas e profissionais que emitem notas fiscais demonstram transparência e comprometimento com seus clientes.
✅ Controle financeiro – Manter um registro organizado das notas emitidas auxilia no planejamento e gestão financeira do negócio.
✅ Facilidade no acesso a crédito – Comprovantes fiscais são exigidos por instituições financeiras na solicitação de empréstimos e financiamentos.
✅ Segurança jurídica – A nota fiscal serve como documento comprobatório da prestação de serviços em possíveis disputas jurídicas.
Quem deve emitir a nota fiscal para serviços prestados?
A obrigatoriedade de emissão da nota fiscal para serviços prestados se aplica a diferentes perfis de prestadores, dependendo da legislação municipal e do regime tributário adotado. Os principais casos incluem:
🔹 Empresas registradas no Simples Nacional – São obrigadas a emitir nota fiscal para qualquer serviço prestado.
🔹 Empresas do Lucro Presumido e Lucro Real – A emissão da nota fiscal também é obrigatória, seguindo as alíquotas e regras municipais.
🔹 Profissionais autônomos – Dependendo da regulamentação do município, o profissional pode ser obrigado a emitir nota fiscal, especialmente se prestar serviços para empresas.
🔹 MEI (Microempreendedor Individual) – Em geral, o MEI só precisa emitir nota fiscal quando presta serviços para outras empresas, sendo dispensado da obrigação quando o cliente for pessoa física.
Quais são os principais tipos de nota fiscal para serviços prestados?
A legislação brasileira prevê diferentes tipos de nota fiscal para serviços prestados, variando de acordo com o porte do prestador, a natureza da atividade e as exigências municipais. Entre os principais modelos, destacam-se:
1️⃣ Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
O modelo mais comum utilizado por prestadores de serviços. Emitida de forma digital, sua regulamentação é feita pelas prefeituras, e a tributação ocorre pelo ISS.
2️⃣ Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
Opção para prestadores de serviços que não possuem cadastro como empresa ou não emitem notas regularmente. Pode ser solicitada diretamente na prefeitura, mediante pagamento do ISS correspondente.
3️⃣ Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA)
Alternativa para profissionais autônomos que não possuem CNPJ. O RPA serve para recolhimento dos tributos devidos (ISS, INSS e IRRF) e deve ser emitido pelo contratante do serviço.
Elementos obrigatórios da nota fiscal para serviços prestados
A emissão da nota fiscal para serviços prestados requer o preenchimento correto de algumas informações essenciais para sua validade legal. Entre os principais dados que devem constar no documento, destacam-se:
📌 Dados do prestador – Nome ou razão social, CPF ou CNPJ, inscrição municipal e endereço completo.
📌 Dados do tomador do serviço – Nome ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço.
📌 Descrição detalhada do serviço – Informações claras e objetivas sobre o serviço prestado.
📌 Valor do serviço – Total a ser pago pelo contratante.
📌 Alíquota e valor do ISS – Percentual do imposto sobre serviço e valor correspondente.
📌 Código do serviço – Classificação de acordo com a legislação municipal.
Esses elementos garantem a conformidade da nota fiscal, evitando problemas com a fiscalização e assegurando que todas as partes envolvidas tenham segurança na transação.
Passo a passo para emissão da nota fiscal de serviços
Abaixo, segue um guia básico para emissão correta da nota fiscal para serviços prestados:
1️⃣ Cadastro na prefeitura – O prestador deve estar inscrito na Secretaria Municipal da Fazenda para obter autorização para emissão da NFS-e.
2️⃣ Acesso ao sistema – As prefeituras disponibilizam sistemas eletrônicos para geração da nota fiscal, exigindo login e senha para acesso.
3️⃣ Preenchimento dos dados – Informar corretamente os dados do prestador, tomador, descrição do serviço e valores envolvidos.
4️⃣ Cálculo do ISS – O sistema geralmente calcula automaticamente o imposto devido, mas é importante conferir se a alíquota está correta.
5️⃣ Geração e envio da nota – Após conferir todas as informações, a nota pode ser emitida e enviada ao cliente.
A emissão correta da nota fiscal evita erros que podem resultar em autuações fiscais ou perda de credibilidade no mercado.
Requisitos e tipos de nota fiscal para serviços prestados
Emitir a nota fiscal para serviços prestados corretamente envolve o cumprimento de requisitos específicos e a escolha do tipo de nota mais adequado para a atividade exercida. Como cada município tem sua própria legislação para regulamentar o ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza), é essencial conhecer as exigências locais antes de iniciar o processo de emissão.
Além disso, compreender os diferentes tipos de nota fiscal disponíveis garante que o prestador de serviços utilize o documento correto para cada situação. A seguir, abordaremos os principais requisitos para emissão e as diferenças entre os modelos de notas fiscais disponíveis.
Quais são os requisitos para emitir a nota fiscal para serviços prestados?
Para que um prestador de serviços possa emitir sua nota fiscal para serviços prestados, ele precisa cumprir alguns requisitos básicos. Estes variam conforme o tipo de empresa e a legislação municipal, mas, de maneira geral, envolvem:
📌 Cadastro na prefeitura – O primeiro passo para emitir a nota fiscal para serviços prestados é realizar um cadastro na prefeitura do município onde o serviço será prestado. Esse registro é essencial para obtenção da inscrição municipal, que autoriza a emissão de notas fiscais e o recolhimento do ISS.
📌 Definição do regime tributário – A tributação incidente na prestação de serviços depende do regime tributário da empresa. Empresas optantes pelo Simples Nacional têm um cálculo simplificado, enquanto as que se enquadram no Lucro Presumido ou Lucro Real precisam seguir regras específicas para o recolhimento do ISS.
📌 Acesso ao sistema de emissão – A maioria das prefeituras disponibiliza sistemas eletrônicos para a emissão da nota fiscal para serviços prestados. O prestador deve se cadastrar para acessar o portal e gerar os documentos fiscais de forma digital.
📌 CNAE e Código de Serviço – O CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) define as atividades que a empresa está autorizada a exercer. Já o código de serviço determina a alíquota do ISS que será aplicada sobre a prestação do serviço.
📌 Cálculo e recolhimento do ISS – A alíquota do ISS varia entre 2% e 5% do valor do serviço, conforme a legislação municipal. Em alguns casos, o imposto pode ser retido na fonte pelo contratante, especialmente quando o tomador é uma empresa.
Principais tipos de nota fiscal para serviços prestados
Os prestadores de serviços têm à disposição diferentes tipos de nota fiscal para serviços prestados, variando conforme sua estrutura tributária e a frequência da emissão. Conhecer esses modelos evita erros e assegura que o documento fiscal adequado seja utilizado em cada situação.
📍 Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é o modelo mais utilizado para prestação de serviços no Brasil. Emitida digitalmente por meio do sistema da prefeitura, ela possui validade jurídica e tributária, facilitando o controle fiscal e a arrecadação do ISS.
📍 Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
A NFA-e é destinada a profissionais que não possuem empresa formalizada, mas precisam emitir nota fiscal esporadicamente. Esse documento pode ser solicitado na prefeitura, e o ISS deve ser recolhido conforme a legislação local.
📍 Nota Fiscal Convencional (em papel)
Embora esteja em desuso, algumas prefeituras ainda permitem a emissão de notas fiscais em papel, especialmente para prestadores de serviços que não têm acesso a sistemas eletrônicos. Esse modelo deve ser autorizado previamente pela Secretaria da Fazenda Municipal.
📍 Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA)
O RPA é utilizado quando um profissional autônomo presta serviços sem CNPJ. Nesse caso, o contratante do serviço é responsável por emitir o RPA, recolher os impostos (ISS, INSS e IRRF) e repassar os valores aos órgãos competentes.
Comparação entre os tipos de nota fiscal para serviços prestados
Tipo de Nota Fiscal | Quem pode emitir? | Como é emitida? | Impostos envolvidos |
---|---|---|---|
NFS-e | Empresas e autônomos registrados | Sistema eletrônico da prefeitura | ISS |
NFA-e | Profissionais sem empresa formalizada | Prefeitura local | ISS |
Nota Fiscal Convencional | Empresas cadastradas na prefeitura | Bloco impresso | ISS |
RPA | Profissionais autônomos (sem CNPJ) | Emitido pelo contratante | ISS, INSS, IRRF |
Como escolher o tipo de nota fiscal ideal para seu negócio?
A escolha do tipo de nota fiscal para serviços prestados deve considerar alguns fatores importantes, como a frequência da prestação de serviços, o porte do prestador e as exigências fiscais municipais. Para facilitar essa decisão, considere os seguintes pontos:
✅ Se você presta serviços regularmente e tem CNPJ, a NFS-e é a melhor opção, pois simplifica a emissão e facilita o pagamento de tributos.
✅ Se você não tem empresa formalizada e precisa emitir poucas notas, a NFA-e pode ser solicitada na prefeitura sempre que necessário.
✅ Se sua cidade ainda permite notas em papel, avalie se essa opção atende às suas necessidades e se é mais vantajosa do que a nota eletrônica.
✅ Se você é autônomo e presta serviços para empresas, informe-se sobre a possibilidade de usar o RPA, que transfere ao contratante a responsabilidade de recolher os tributos.
Erros comuns na emissão da nota fiscal de serviços
A falta de conhecimento sobre as regras fiscais pode levar a erros na emissão da nota fiscal para serviços prestados, resultando em problemas com a fiscalização e prejuízos financeiros. Abaixo, listamos os erros mais comuns e como evitá-los:
🚨 Não verificar a alíquota do ISS – Cada município tem uma legislação própria para o ISS. Emitir a nota com a alíquota errada pode gerar multas e necessidade de retificação.
🚨 Preencher a nota com informações incorretas – Dados errados sobre o prestador, tomador ou serviço prestado podem invalidar a nota fiscal. Sempre revise antes de emitir.
🚨 Não realizar o cadastro na prefeitura – Algumas cidades exigem que o prestador de serviços se cadastre antes de emitir a nota fiscal. Sem esse registro, a emissão pode ser bloqueada.
🚨 Não guardar os comprovantes fiscais – Empresas e autônomos devem arquivar suas notas fiscais por, no mínimo, cinco anos, período exigido pela Receita Federal para eventuais auditorias.
🚨 Esquecer de calcular e recolher os impostos – A falta de pagamento do ISS pode gerar autuações e problemas fiscais.
Passo a passo para emitir a nota fiscal para serviços prestados
Emitir a nota fiscal para serviços prestados pode parecer um processo burocrático à primeira vista, mas, seguindo um passo a passo estruturado, qualquer prestador de serviços pode realizá-lo de forma rápida e correta. A seguir, explicaremos como emitir a nota fiscal eletrônica, quais informações são necessárias e os cuidados essenciais para evitar erros.
A emissão correta desse documento garante que todos os tributos sejam pagos corretamente, evita problemas com a fiscalização e traz mais profissionalismo para o prestador de serviços.
Documentos e informações necessárias para emissão da nota fiscal
Antes de emitir a nota fiscal para serviços prestados, é necessário reunir alguns documentos e informações importantes para preencher corretamente o documento fiscal. Veja abaixo os principais requisitos:
📌 Dados do prestador de serviço – Nome ou razão social, CNPJ ou CPF, inscrição municipal e endereço completo.
📌 Dados do tomador do serviço – Nome ou razão social do cliente, CNPJ ou CPF e endereço.
📌 Descrição do serviço prestado – Informações detalhadas sobre o serviço, incluindo especificações e observações relevantes.
📌 Valor do serviço – Total da transação, discriminando eventuais descontos ou acréscimos.
📌 Alíquota do ISS – Percentual do imposto conforme legislação do município onde o serviço foi prestado.
📌 Código do serviço (CNAE) – Classificação correta do serviço, conforme a legislação tributária vigente.
Passo a passo para emissão da nota fiscal para serviços prestados
Agora que já sabemos os requisitos básicos, veja como emitir a nota fiscal para serviços prestados de forma correta.
1️⃣ Acesse o sistema da prefeitura
A maioria das prefeituras oferece um sistema eletrônico para a emissão da nota fiscal para serviços prestados. O primeiro passo é acessar o portal da Secretaria da Fazenda Municipal e fazer login com os dados do prestador de serviço.
2️⃣ Preencha os dados do prestador e do tomador do serviço
Informe corretamente os dados do prestador e do tomador do serviço. Qualquer erro pode invalidar a nota e gerar problemas fiscais.
3️⃣ Descreva o serviço prestado
Detalhe a prestação do serviço de forma clara, especificando a natureza da atividade, o período de execução e qualquer informação relevante que justifique a cobrança.
4️⃣ Informe o valor do serviço e o imposto devido
Registre o valor total do serviço e verifique a alíquota do ISS (Imposto sobre Serviços) aplicável ao seu município. O sistema geralmente calcula automaticamente o valor do imposto.
5️⃣ Revise todas as informações e emita a nota fiscal
Antes de finalizar, revise cuidadosamente todos os campos preenchidos. Após a conferência, gere a nota fiscal para serviços prestados e armazene o comprovante digitalmente.
6️⃣ Envie a nota fiscal ao cliente
Depois da emissão, o próximo passo é enviar o documento ao tomador do serviço. A maioria das prefeituras permite o download do arquivo em PDF ou XML, facilitando o envio por e-mail.
Dicas para evitar problemas na emissão da nota fiscal
⚠️ Verifique a obrigatoriedade da emissão da nota fiscal – Para evitar irregularidades, consulte as normas do município e o regime tributário do prestador de serviço.
⚠️ Mantenha os dados do cadastro atualizados – Informações incorretas podem levar à rejeição da nota fiscal.
⚠️ Calcule corretamente os impostos – O não pagamento do ISS pode gerar penalidades e multas.
⚠️ Arquive todas as notas emitidas – A legislação exige a guarda dos documentos fiscais por pelo menos cinco anos.
Como corrigir erros na nota fiscal já emitida?
Se a nota fiscal para serviços prestados foi emitida com erro, a correção pode ser feita por meio de cancelamento ou nota fiscal complementar.
📍 Cancelamento da nota fiscal – Caso a nota tenha sido emitida incorretamente, a maioria das prefeituras permite o cancelamento dentro de um prazo determinado.
📍 Nota fiscal complementar – Se houver necessidade de corrigir valores ou adicionar informações, pode-se emitir uma nota fiscal complementar para ajustar os dados.
Resumo do processo de emissão da nota fiscal
Etapa | Descrição |
---|---|
1️⃣ Cadastro | Inscrição na Secretaria da Fazenda Municipal |
2️⃣ Acesso ao sistema | Login no portal da prefeitura |
3️⃣ Preenchimento | Informações sobre o prestador, tomador e serviço |
4️⃣ Cálculo do ISS | Definição da alíquota e tributos aplicáveis |
5️⃣ Revisão | Conferência dos dados antes da emissão |
6️⃣ Envio da nota fiscal | Envio ao cliente e armazenamento do documento |
Emissão e envio da nota fiscal para serviços prestados
Após emitir a nota fiscal para serviços prestados, é fundamental garantir que ela seja enviada corretamente ao cliente e que todas as etapas burocráticas sejam cumpridas. O envio da nota de maneira adequada evita problemas fiscais e assegura a transparência da transação. Além disso, alguns cuidados são essenciais para garantir que o documento esteja correto e não necessite de retificações.
A seguir, explicamos como fazer o envio da nota fiscal para serviços prestados, as formas disponíveis e as obrigações fiscais envolvidas.
Como enviar a nota fiscal para o cliente?
O envio da nota fiscal para serviços prestados pode ser feito de diferentes formas, dependendo do formato da nota e das exigências do tomador do serviço. As opções mais comuns são:
📧 E-mail – A maioria dos sistemas municipais permite o envio automático da nota fiscal para o e-mail do cliente no momento da emissão. Caso contrário, o prestador pode baixar o arquivo e enviá-lo manualmente.
📄 Impressão e entrega física – Embora menos comum, algumas empresas ainda preferem receber a nota fiscal impressa. Nesse caso, é necessário imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e entregar pessoalmente ou via correio.
🔗 Disponibilização por link ou portal online – Algumas prefeituras oferecem um portal de consulta onde o cliente pode acessar e baixar a nota fiscal sempre que precisar.
Independentemente do meio escolhido, é importante garantir que o cliente tenha fácil acesso ao documento para evitar problemas contábeis e fiscais.
Quais documentos devem acompanhar a nota fiscal?
Além da própria nota fiscal para serviços prestados, em algumas situações pode ser necessário anexar outros documentos para facilitar a comprovação da transação. Entre os principais, destacam-se:
📄 Contrato de prestação de serviços – Documento que formaliza o serviço prestado, especificando prazos, valores e condições acordadas.
📑 Comprovante de pagamento – Recibo bancário ou extrato que confirma a quitação do serviço.
📋 Detalhamento do serviço – Relatórios, ordens de serviço ou qualquer outro documento que ajude a descrever o serviço executado.
Obrigações fiscais após a emissão da nota fiscal
A emissão da nota fiscal para serviços prestados não encerra as responsabilidades do prestador de serviço. Algumas obrigações fiscais devem ser cumpridas para garantir que o tributo devido seja recolhido corretamente.
📌 Pagamento do ISS – O Imposto sobre Serviços (ISS) deve ser pago dentro do prazo estabelecido pelo município. Em alguns casos, o contratante pode ser responsável pelo recolhimento do imposto (retenção na fonte).
📌 Declaração de faturamento – Dependendo do regime tributário, o prestador deve declarar suas notas fiscais mensalmente para fins de cálculo de tributos federais.
📌 Armazenamento da nota fiscal – A legislação exige que as notas fiscais sejam armazenadas por pelo menos cinco anos, período em que podem ser solicitadas pela Receita Federal para auditoria.
Cuidados no envio da nota fiscal para evitar problemas
🔹 Verifique os dados antes de enviar – Um erro na nota fiscal pode gerar transtornos para o cliente e exigir o cancelamento ou substituição do documento.
🔹 Confirme a forma de envio preferida pelo cliente – Algumas empresas exigem que a nota fiscal seja enviada de maneira específica, como via e-mail, arquivo XML ou DANFE impresso.
🔹 Acompanhe a confirmação de recebimento – Sempre que possível, peça um retorno do cliente confirmando o recebimento da nota fiscal.
Como cancelar ou corrigir uma nota fiscal enviada?
Se a nota fiscal para serviços prestados foi emitida com erro e já enviada ao cliente, é possível corrigi-la seguindo os procedimentos abaixo:
📍 Cancelamento da nota fiscal – Algumas prefeituras permitem o cancelamento da nota fiscal dentro de um prazo estabelecido (geralmente 24 horas). Caso o prazo tenha expirado, pode ser necessário emitir uma nota fiscal de estorno.
📍 Emissão de nota fiscal complementar – Se houver erro no valor do serviço, uma alternativa é emitir uma nota fiscal complementar, informando a diferença a ser ajustada.
📍 Carta de correção eletrônica (CC-e) – Dependendo do erro cometido, é possível emitir uma CC-e para corrigir informações sem precisar cancelar a nota original.
Resumo do processo de envio e pós-emissão da nota fiscal
Etapa | Descrição |
---|---|
1️⃣ Escolha da forma de envio | E-mail, impressão ou portal online |
2️⃣ Conferência da nota fiscal | Revisar os dados antes do envio |
3️⃣ Pagamento do ISS | Recolhimento do imposto devido |
4️⃣ Declaração de faturamento | Relatar receitas à Receita Federal |
5️⃣ Armazenamento da nota fiscal | Guardar o documento por cinco anos |
Conclusão e dicas finais sobre a nota fiscal para serviços prestados
A emissão correta da nota fiscal para serviços prestados é essencial para garantir a regularidade fiscal do prestador, evitar problemas com a Receita Federal e oferecer mais segurança ao cliente. Independentemente do porte do negócio, compreender os requisitos, os tributos envolvidos e o processo de emissão ajuda a manter as operações organizadas e em conformidade com a legislação.
Ao longo deste artigo, explicamos passo a passo como emitir a nota fiscal para serviços prestados, os documentos necessários, os principais tipos de nota fiscal e os cuidados que devem ser tomados antes e depois da emissão. Para finalizar, destacamos algumas dicas essenciais para quem deseja manter um bom controle fiscal e evitar complicações.
Dicas para garantir uma emissão eficiente da nota fiscal
✅ Mantenha seu cadastro atualizado na prefeitura – Qualquer alteração nos dados do prestador deve ser comunicada à Secretaria da Fazenda Municipal para evitar problemas na emissão da nota fiscal.
✅ Verifique a legislação municipal – Cada município tem regras específicas para emissão de notas fiscais e cálculo do ISS, então é essencial conhecer as normas locais.
✅ Calcule corretamente os tributos – O ISS pode variar entre 2% e 5%, dependendo do serviço prestado. Empresas no Simples Nacional pagam um valor fixo dentro da guia mensal de impostos.
✅ Evite erros no preenchimento da nota – Informações erradas podem levar à rejeição do documento, necessidade de cancelamento ou problemas com a fiscalização.
✅ Armazene todas as notas fiscais emitidas – A legislação exige que as notas sejam arquivadas por pelo menos cinco anos, garantindo que possam ser apresentadas em auditorias.
O que acontece se a nota fiscal não for emitida?
A não emissão da nota fiscal para serviços prestados pode acarretar multas e penalidades ao prestador, além de gerar problemas contábeis para os clientes. Os principais riscos incluem:
❌ Multas fiscais – Prefeituras aplicam penalidades a empresas que não emitem nota fiscal, podendo gerar valores altos dependendo da infração.
❌ Dificuldade no acesso a crédito – Instituições financeiras exigem comprovação de faturamento para conceder financiamentos e empréstimos. Sem a nota fiscal, fica mais difícil comprovar a receita da empresa.
❌ Problemas jurídicos – O cliente pode exigir a emissão da nota fiscal para exercer seus direitos. Sem o documento, o prestador pode enfrentar disputas legais.
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Além disso, a Consultar Danfe oferece recursos que facilitam a consulta e a verificação de notas fiscais já emitidas, ajudando empresas e autônomos a manterem um controle eficiente de sua documentação fiscal.
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