O processo para Gerar DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é um dos documentos fiscais mais importantes para empresas que realizam operações comerciais no Brasil. Ele funciona como um resumo impresso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), facilitando o transporte de mercadorias e permitindo a conferência rápida das informações fiscais.

Além de garantir a legalidade das operações, a correta emissão do DANFE ajuda a evitar penalidades e problemas com a Receita Federal. Muitas empresas ainda cometem erros na sua geração, o que pode resultar em rejeição de notas fiscais, multas e dificuldades na entrega de produtos.

Se você é empreendedor, contador ou profissional do setor fiscal, entender como gerar, armazenar e consultar o DANFE corretamente é fundamental para manter seu negócio dentro da legalidade.

O Que é o DANFE e Qual Sua Finalidade?

O DANFE é um documento que acompanha a mercadoria durante o transporte, funcionando como um resumo visual da NF-e. Apesar de conter diversas informações da nota fiscal, ele não tem validade fiscal, pois a versão oficial da NF-e é o arquivo XML autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Diferença Entre DANFE e NF-e

Muitas pessoas confundem o DANFE com a NF-e, mas eles têm funções distintas:

Característica	DANFE	NF-e
Forma	Documento físico, impresso para transporte.	Documento eletrônico em formato XML.
Função	Representação gráfica da NF-e para conferência e transporte.	Registro fiscal oficial da operação.
Validade Fiscal	Não tem validade fiscal, apenas facilita a consulta da NF-e.	Tem validade fiscal e deve ser armazenado por 5 anos.
Onde é utilizado	Acompanha mercadorias durante o transporte.	Armazenado digitalmente e enviado à SEFAZ.

O DANFE contém um código de barras e a Chave de Acesso, permitindo que qualquer pessoa consulte a NF-e online. Isso facilita a verificação das informações por clientes, transportadoras e órgãos fiscais.

Por Que o DANFE é Essencial para Manter um Negócio Legalizado?

A emissão correta do DANFE é fundamental para cumprir a legislação fiscal e evitar problemas com o Fisco. Empresas que falham na geração desse documento podem enfrentar penalidades, comprometendo suas operações.

Obrigações Fiscais e Riscos da Não Emissão

✔ Obrigatoriedade para transporte: Sem o DANFE, a mercadoria pode ser barrada em postos fiscais, causando atrasos e prejuízos.
✔ Rejeição de NF-e: Erros no DANFE podem invalidar a NF-e, obrigando a empresa a refazer o documento.
✔ Problemas na entrega: O destinatário pode se recusar a receber a mercadoria sem um DANFE correto.

Multas e Penalidades Para Empresas Que Não Gerar DANFE Corretamente

Empresas que não cumprem as regras fiscais podem ser penalizadas com multas elevadas e sanções administrativas.

Infração	Penalidade
Não emissão do DANFE para transporte	Multa de até R$ 1.000,00 por documento ausente.
Informação incorreta no DANFE	Multa de até 10% do valor da operação.
Falta de armazenamento do DANFE e NF-e	Penalidade de até 100% do valor da nota fiscal em caso de fiscalização.

Além das multas, erros na emissão do DANFE podem resultar em bloqueio de mercadorias e impedimentos para emissão de novas NF-es, prejudicando o fluxo comercial da empresa.

Quem Precisa Gerar DANFE?

A emissão do DANFE é obrigatória para todas as empresas que realizam operações de venda de mercadorias ou transporte de produtos sujeitos ao ICMS.

Empresas Obrigadas a Gerar DANFE

✔ Comércios atacadistas e varejistas que enviam mercadorias para clientes.
✔ Indústrias e distribuidores que fazem transporte de produtos para revenda.
✔ Transportadoras que operam no transporte rodoviário de cargas.
✔ E-commerces que enviam produtos via transportadora ou Correios.

Mesmo quando a NF-e é gerada e enviada eletronicamente ao comprador, o DANFE deve acompanhar a mercadoria no transporte para evitar problemas com a fiscalização.

Casos em Que a Impressão do DANFE é Obrigatória

✔ Transporte de mercadorias entre estados ou municípios.
✔ Exportação de produtos, quando há trânsito de mercadorias antes do despacho aduaneiro.
✔ Devoluções de produtos, para comprovar a operação junto à Receita Federal.
✔ Transferência de mercadorias entre filiais, quando há deslocamento físico de bens.

O DANFE não precisa ser impresso quando a mercadoria não será transportada, como em vendas para retirada no local pelo próprio comprador.

Erros Comuns na Emissão do DANFE e Como Evitá-los

Muitas empresas enfrentam dificuldades na emissão do DANFE, o que pode gerar problemas fiscais e operacionais.

Informações Incorretas que Podem Gerar Rejeição do Documento

✔ Erro nos dados do destinatário (CNPJ, endereço, inscrição estadual).
✔ Descrição de produtos divergente entre DANFE e NF-e.
✔ CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) incorreto.
✔ Chave de Acesso inválida ou mal formatada.
✔ Falha no cálculo de tributos (ICMS, IPI, PIS, COFINS).

Como Corrigir ou Cancelar um DANFE?

Caso um erro seja identificado após a emissão da NF-e e do DANFE, a empresa pode tomar algumas medidas para correção:

✔ Carta de Correção Eletrônica (CC-e) – Permite corrigir pequenos erros sem necessidade de cancelar a nota.
✔ Cancelamento da NF-e – Se o erro for grave, a NF-e pode ser cancelada em até 24 horas após a emissão, desde que a mercadoria não tenha sido transportada.
✔ Emissão de uma Nota Fiscal de Ajuste – Quando a correção não pode ser feita via CC-e ou cancelamento.

É importante que as empresas revisem todos os dados antes da emissão do DANFE, evitando a necessidade de correções posteriores e possíveis complicações fiscais.

Passo a Passo para Gerar DANFE da Forma Correta

A correta geração do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é essencial para garantir que a mercadoria transportada esteja devidamente documentada e em conformidade com a legislação fiscal. Esse processo exige atenção aos detalhes e o uso de sistemas apropriados, garantindo que o DANFE seja emitido sem erros e possa ser consultado facilmente quando necessário.

Se você é empresário, contador ou profissional do setor fiscal, seguir um passo a passo preciso ajudará a evitar problemas com a Receita Federal e otimizar a administração fiscal do seu negócio.

Pré-requisitos para Gerar DANFE

Antes de gerar DANFE, alguns requisitos básicos devem ser atendidos. Sem essas condições, a emissão pode ser rejeitada ou o documento pode apresentar inconsistências.

Necessidade da Emissão Prévia da NF-e

✔ O DANFE só pode ser gerado após a emissão da NF-e, pois ele é uma representação gráfica da nota fiscal.
✔ A NF-e deve ser autorizada pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) para garantir sua validade.
✔ O arquivo XML da NF-e precisa estar correto e validado para evitar problemas no DANFE.

Certificado Digital e Credenciamento na SEFAZ

✔ Certificado Digital: Todas as NF-es (e consequentemente os DANFEs) precisam de um certificado digital para garantir a autenticidade da assinatura eletrônica.
✔ Credenciamento na SEFAZ: A empresa precisa estar cadastrada na SEFAZ do seu estado para ter autorização para emitir NF-es e gerar DANFE.

Sem esses requisitos, a empresa não conseguirá emitir NF-es e, consequentemente, não poderá gerar o DANFE.

Como Gerar o DANFE Corretamente?

O processo de gerar DANFE deve seguir uma sequência bem definida para garantir que todas as informações estejam corretas e compatíveis com a NF-e emitida.

1. Acesso ao Sistema Emissor de NF-e

✔ A empresa deve acessar um sistema emissor de NF-e (público ou privado) que permita a emissão e gerar DANFE.
✔ Sistemas gratuitos da SEFAZ podem ser utilizados, mas possuem menos funcionalidades e não garantem integração com outros setores da empresa.
✔ Softwares privados e ERPs oferecem mais recursos, como automação e controle de notas emitidas.

2. Informações Obrigatórias que Devem Estar no DANFE

O DANFE deve conter os principais dados da NF-e para permitir a conferência durante o transporte da mercadoria. Os elementos obrigatórios incluem:

✔ Chave de Acesso da NF-e – Código de 44 dígitos que permite consultar a nota fiscal.
✔ Dados do Emitente e Destinatário – Nome, CNPJ/CPF e endereço completo das partes envolvidas.
✔ Descrição dos Produtos – Listagem detalhada dos itens vendidos, incluindo quantidade e valores.
✔ Tributos e Valores Totais – Informações sobre ICMS, IPI, PIS, COFINS e outros impostos aplicáveis.
✔ Dados do Transporte – Transportadora responsável, tipo de frete, peso bruto e líquido da carga.

Todas essas informações devem estar idênticas às da NF-e, evitando divergências que possam gerar questionamentos da fiscalização.

Como Gerar DANFE e NF-e no Mesmo Sistema?

Para evitar erros e inconsistências, o DANFE deve ser gerado no mesmo sistema que emitiu a NF-e. Isso garante que não haja diferenças entre os documentos e melhora a organização fiscal da empresa.

Importância de Utilizar um Único Sistema para Emissão

✔ Elimina riscos de divergências entre DANFE e NF-e.
✔ Garante que as informações estejam sempre atualizadas.
✔ Facilita a integração com a contabilidade e controle de estoque.
✔ Evita a necessidade de corrigir notas posteriormente, o que pode gerar transtornos.

A emissão pelo mesmo sistema também automatiza processos fiscais, tornando a administração mais eficiente e segura.

Evitando Inconsistências Entre os Documentos Fiscais

✔ Sempre conferir a Chave de Acesso antes de gerar DANFE.
✔ Verificar se o layout do DANFE segue as normas da Receita Federal.
✔ Revisar os dados da NF-e antes da emissão, garantindo que estejam corretos.

Erros na emissão do DANFE podem gerar atrasos nas entregas e até impedir que a mercadoria seja transportada.

Como Imprimir e Armazenar Corretamente o DANFE?

Após a emissão, o DANFE deve ser impresso e armazenado corretamente para garantir conformidade com a legislação.

Regras de Formatação e Tipo de Papel Permitido

A Receita Federal estabelece algumas regras para a impressão do DANFE, garantindo que ele seja legível e válido para fiscalização.

✔ O DANFE deve ser impresso em papel A4 ou Ofício 2, com boa qualidade de impressão.
✔ O código de barras e a Chave de Acesso devem estar visíveis para facilitar a leitura.
✔ Se houver mais de uma página, todas devem ser numeradas corretamente.
✔ Para vendas externas, o DANFE pode ser impresso em formato reduzido, desde que esteja legível.

O não cumprimento dessas regras pode tornar o DANFE inválido, gerando complicações no transporte da mercadoria.

Diferentes Formas de Armazenamento Digital e Físico

✔ Versão Digital: O DANFE pode ser salvo em formato PDF para facilitar o armazenamento e envio por e-mail.
✔ Versão Impressa: Deve ser arquivada apenas quando necessário, para controle interno.
✔ Armazenamento em Nuvem: Softwares de gestão fiscal permitem manter DANFEs organizados e acessíveis.
✔ Backup Regular: Empresas devem manter cópias de segurança para evitar perda de documentos.

O armazenamento correto do DANFE facilita consultas futuras e evita problemas em auditorias fiscais.

Boas Práticas de Armazenamento, Consulta e Gestão do DANFE

A correta gestão e armazenamento do DANFE é essencial para que as empresas cumpram suas obrigações fiscais, evitem multas e estejam preparadas para auditorias e fiscalizações. Além disso, manter os documentos fiscais organizados facilita o acesso rápido a informações importantes, garantindo maior eficiência na administração do negócio.

Seja em formato digital ou impresso, o DANFE precisa ser armazenado corretamente e pode ser consultado a qualquer momento para verificação da sua autenticidade. Empresas que negligenciam esse processo correm o risco de enfrentar penalidades severas.

Nesta seção, explicaremos por quanto tempo o DANFE deve ser guardado, como consultá-lo e quais ferramentas podem facilitar sua gestão.

Por Quanto Tempo o DANFE Deve Ser Armazenado?

A legislação brasileira exige que todos os documentos fiscais, incluindo a NF-e e seu respectivo DANFE, sejam armazenados por um período mínimo de 5 anos. Esse prazo se aplica tanto para a versão digital (arquivo XML) quanto para a versão impressa do DANFE.

Prazos Legais para a Guarda de Documentos Fiscais

✔ NF-e (Arquivo XML) – Deve ser armazenada eletronicamente por pelo menos 5 anos, conforme determinação do Ajuste SINIEF 07/2005.
✔ DANFE (Impresso ou Digital) – Deve ser guardado enquanto a NF-e estiver válida, especialmente quando usado para transporte de mercadorias.
✔ Relatórios Contábeis Relacionados – Documentos que comprovam a movimentação financeira da empresa também devem ser mantidos pelo mesmo período.

Se houver fiscalização ou auditoria, a empresa precisará apresentar esses documentos para comprovar suas operações. Caso não possua o DANFE e a NF-e correspondente, poderá ser multada e sofrer sanções fiscais.

Importância do Armazenamento para Auditorias e Fiscalização

✔ Evita multas e penalidades fiscais por falta de documentos.
✔ Facilita a consulta de informações em auditorias da Receita Federal.
✔ Garante conformidade com a legislação tributária.
✔ Ajuda na reconciliação de pagamentos e movimentações contábeis.

Muitas empresas optam por armazenar o DANFE e a NF-e em servidores na nuvem, garantindo segurança e acessibilidade em qualquer momento.

Como Gerar DANFE de Forma Rápida e Segura?

A consulta do DANFE permite verificar se o documento é autêntico e está registrado corretamente na SEFAZ. Esse processo pode ser feito por qualquer pessoa que tenha a Chave de Acesso da NF-e, garantindo transparência e segurança nas operações comerciais.

Uso da Chave de Acesso no Portal da SEFAZ

A Chave de Acesso é um código de 44 dígitos presente no DANFE e no XML da NF-e. Com esse código, é possível consultar a nota fiscal no portal da SEFAZ.

Passo a Passo para Consultar um DANFE

1️⃣ Acesse o Portal Nacional da NF-e ou o site da SEFAZ do estado emissor.
2️⃣ Localize a opção “Consulta de NF-e”.
3️⃣ Insira a Chave de Acesso de 44 dígitos encontrada no DANFE.
4️⃣ Preencha o código de verificação (captcha).
5️⃣ Verifique as informações da NF-e e do DANFE, garantindo que correspondam à operação realizada.

Se a nota fiscal não for encontrada, pode haver erro na emissão ou cancelamento da NF-e, o que exige contato imediato com o contador ou o setor fiscal da empresa.

Como Verificar a Autenticidade de um DANFE

✔ Verifique a Chave de Acesso e compare com os dados da NF-e.
✔ Confirme se o DANFE foi impresso corretamente, sem rasuras ou falhas na exibição do código de barras.
✔ Consulte o XML da NF-e para garantir que as informações estão corretas.
✔ Use ferramentas especializadas, como a Consultar Danfe, para visualizar rapidamente as informações fiscais.

Empresas que realizam grande volume de transações comerciais podem automatizar esse processo com softwares de gestão fiscal.

Ferramentas para Gerenciamento de Documentos Fiscais

O uso de softwares de gestão fiscal é uma das melhores formas de manter o controle de DANFEs e NF-es, garantindo fácil acesso e organização dos documentos.

Sistemas ERP para Controle de Notas Fiscais

Os ERPs (Enterprise Resource Planning) permitem que empresas integrem a emissão de notas fiscais ao controle financeiro, contábil e de estoque.

✔ Automatização da emissão e armazenamento de NF-es e DANFEs.
✔ Consulta rápida de documentos fiscais sem necessidade de busca manual.
✔ Redução de erros e inconsistências na emissão de notas fiscais.
✔ Backup automático dos arquivos XML, garantindo segurança contra perdas de dados.

Benefícios da Digitalização e Automação de Processos Fiscais

✔ Elimina a necessidade de armazenamento físico de DANFEs, economizando espaço.
✔ Reduz o tempo gasto em auditorias, pois os documentos podem ser consultados rapidamente.
✔ Evita extravio e perdas, garantindo que todas as notas estejam acessíveis a qualquer momento.
✔ Facilita o envio de NF-es para clientes e fornecedores, garantindo transparência nas operações comerciais.

Plataformas como a Consultar Danfe ajudam empresas a acessar e organizar documentos fiscais, otimizando a gestão fiscal e tributária.

Como Manter um Negócio em Conformidade com a Legislação Fiscal

Manter um negócio dentro da legalidade fiscal exige boas práticas na emissão, consulta e armazenamento de documentos fiscais, como o DANFE.

✔ Gerar DANFE corretamente, garantindo que todas as informações estejam alinhadas com a NF-e.
✔ Consultar e verificar a autenticidade do documento, evitando erros que possam resultar em penalidades.
✔ Armazenar os documentos fiscais por pelo menos 5 anos, conforme a legislação tributária.
✔ Utilizar sistemas de gestão fiscal para otimizar o controle de notas e DANFEs.

A adoção de tecnologias digitais como o Consultar Danfe facilitam a administração fiscal, garantindo mais eficiência, segurança e conformidade com a legislação. Empresas que investem em boas práticas de gestão documental reduzem riscos e melhoram sua competitividade no mercado.