Emitir uma nota fiscal corretamente no Linx pode fazer toda a diferença para garantir que suas operações fiscais ocorram sem problemas. Agora que já passamos pela introdução e os primeiros passos dentro do sistema, é hora de aprofundar no processo de emissão, trazendo um guia detalhado para ajudá-lo a evitar erros e personalizar suas NF de acordo com as necessidades do seu negócio.

Passo a Passo para Emitir Nota Fiscal no Linx

O sistema Linx foi desenvolvido para otimizar o processo de emissão de notas fiscais, tornando-o mais intuitivo e eficiente. Seguir cada etapa corretamente evita problemas com a SEFAZ e garante que a NF seja validada sem complicações. Vamos ao passo a passo completo!

1. Acessando o Sistema e Selecionando a Opção de Emissão

Antes de tudo, certifique-se de que você está logado no Linx com um perfil autorizado para emissão de NF. Para isso:

• Acesse o sistema com seu login e senha.
• No menu principal, localize a seção Fiscal ou Notas Fiscais.
• Escolha o tipo de nota fiscal que deseja emitir (NF-e, NFS-e ou NFC-e).

2. Preenchendo os Dados da Nota Fiscal

Com a interface correta aberta, é preciso inserir todas as informações exigidas pela legislação, garantindo que não haja erros que impeçam a validação. Os campos principais incluem:

Informações do Cliente ou Destinatário

• Nome ou Razão Social
• CPF ou CNPJ
• Endereço completo

Detalhes dos Produtos ou Serviços

• Código do produto/serviço
• Descrição detalhada
• Quantidade
• Valor unitário e total

Tributação e Impostos

• Natureza da operação
• CST ou CSOSN (Código de Situação Tributária)
• Alíquotas de impostos correspondentes (ICMS, PIS, COFINS, IPI, ISS, entre outros)

Para garantir precisão, o ideal é que os impostos sejam previamente configurados dentro do Linx, evitando divergências fiscais.

3. Revisão e Validação da Nota Fiscal

Após preencher os dados, é essencial revisar todas as informações antes de emitir a NF. Uma dica valiosa é utilizar a pré-visualização da nota dentro do sistema para conferir possíveis inconsistências.

Caso haja qualquer erro, como códigos fiscais incorretos ou valores errados, o Linx indicará quais ajustes precisam ser feitos antes do envio à SEFAZ.

4. Emissão e Autorização da Nota Fiscal

Depois de revisar e certificar-se de que tudo está correto:

• Clique na opção Emitir Nota Fiscal.
• O sistema realiza a comunicação com a SEFAZ para validação.
• Após aprovação, a NF será gerada no formato XML e poderá ser baixada também em PDF.

A partir desse momento, a nota pode ser enviada ao cliente por e-mail ou qualquer outro canal preferido.

Configurações Avançadas para Personalizar a Nota Fiscal

Dependendo das necessidades do seu negócio, algumas configurações adicionais podem ser feitas no Linx para personalização e otimização do processo de emissão.

Alteração de Layout e Informações da NF

Se sua empresa precisa adicionar informações específicas na NF, como dados adicionais no rodapé ou referências personalizadas, é possível configurar:

• Mensagens padrão para todas as notas emitidas.
• Dados personalizados no campo de observações.
• Informações pré-definidas para facilitar lançamentos futuros.

Automação de Impostos e Cálculos

Para quem emite grande volume de notas diariamente, configurar a aplicação automática de tributos reduz erros e acelera o processo. Dentro do Linx é possível:

✅ Definir cálculos automáticos para ICMS, PIS, COFINS e outras alíquotas exigidas.

✅ Criar regras fiscais para aplicar corretamente cada imposto conforme o tipo de operação.

✅ Integrar diretamente com sua contabilidade para gerar relatórios de imposto.

Principais Erros ao Emitir Nota Fiscal no Linx e Como Evitá-los

Mesmo seguindo os passos corretamente, alguns erros ainda podem acontecer na emissão da nota. Abaixo, veja os problemas mais comuns e o que fazer para evitá-los:

| Erro Comum | Como Evitar |

Dados do cliente incorretos | Sempre revise CPF/CNPJ, endereço e outros dados antes da emissão.

Código do produto não cadastrado | Certifique-se de que todos os produtos/serviços estão previamente cadastrados no sistema.

Cálculo errado de impostos | Verifique se os parâmetros tributários estão configurados corretamente no Linx.

Rejeição da NF pela SEFAZ | Consulte o motivo da rejeição no próprio sistema, corrija e tente reenviar a nota.

Erro de comunicação com a SEFAZ | Caso haja falha na transmissão, aguarde alguns minutos e tente novamente.

Prestar atenção a esses pequenos detalhes faz toda a diferença para evitar transtornos e garantir que suas notas fiscais sejam aprovadas sem atrasos.

Validando a Correção da Nota Antes do Envio ao Cliente

Depois que uma nota fiscal é emitida com sucesso, ainda há um último passo essencial: garantir que todas as informações estejam corretas antes de enviá-la ao cliente. Para isso:

• Baixe e visualize o PDF da NF antes do envio.
• Caso sua empresa utilize um ERP integrado ao Linx, verifique se todas as informações foram sincronizadas corretamente.
• Evite refazer notas desnecessariamente – caso encontre um erro, verifique se ele pode ser corrigido via Carta de Correção Eletrônica (CC-e) antes de cancelar a NF.

Agora que você já conhece o processo completo de emissão e os cuidados necessários para evitar falhas, que tal dar um passo além e otimizar ainda mais sua gestão fiscal? No próximo conteúdo, vamos explorar como corrigir erros, cancelar notas e facilitar a consulta de seus documentos fiscais de forma prática!

Pós-Emissão de Notas Fiscais no Linx: Correções, Cancelamentos e Otimização do Processo

Emitir uma nota fiscal corretamente é apenas uma parte do processo. Após a emissão, é essencial garantir que os documentos estejam devidamente armazenados, corrigir possíveis erros e otimizar a gestão fiscal do seu negócio. Se você precisa cancelar uma nota, realizar ajustes ou consultar documentos fiscais com mais eficiência, esse guia trará todas as informações para manter sua operação fiscal organizada e sem complicações.

Como Corrigir e Cancelar Notas Fiscais no Linx

Após a emissão, alguns erros podem ser identificados na nota fiscal, como informações incorretas sobre produtos, valores ou dados do cliente. Dependendo do tipo de erro, existem diferentes formas de correção dentro do Linx.

Correção por Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

Se o erro for de menor impacto e não alterar valores ou estrutura da NF, a melhor solução é a Carta de Correção Eletrônica (CC-e). Esse documento oficial permite ajustes como:

• Correção de endereço do destinatário.
• Alteração na descrição do produto ou serviço.
• Ajustes em códigos fiscais e Classificação Fiscal de Mercadorias (NCM).

Para emitir a CC-e no Linx:

1. Acesse o sistema e localize a nota fiscal que precisa ser corrigida.
2. Escolha a opção Emitir Carta de Correção.
3. Insira a justificativa detalhada e corrija os campos permitidos.
4. Confirme e envie a CC-e para a SEFAZ.

Lembre-se de que nem todas as informações podem ser corrigidas por esse método. Se a nota precisa de ajustes nos valores ou impostos, será necessário um cancelamento e nova emissão.

Cancelamento de Nota Fiscal no Linx

Caso a NF tenha sido emitida com erro grave, a única solução possível pode ser o cancelamento. Porém, o cancelamento deve ser feito dentro do prazo permitido pela SEFAZ, que normalmente é de 24 horas após a emissão.

Para cancelar uma nota no Linx:

1. Acesse o menu Notas Fiscais no sistema.
2. Busque a NF que precisa ser cancelada e selecione Opção de Cancelamento.
3. Justifique o motivo do cancelamento.
4. Confirme a solicitação e aguarde a validação da SEFAZ.

Após o cancelamento, a NF não terá mais validade fiscal, devendo ser substituída por uma nova nota correta, se necessário.

Como Consultar e Armazenar Notas Fiscais com Segurança

Gerenciar suas notas fiscais de forma eficiente é essencial para evitar problemas futuros com auditorias e manter sua contabilidade em dia. Além disso, o governo exige que as notas sejam armazenadas digitalmente por pelo menos 5 anos.

Consulta Rápida de NF-E e NFC-E

Se precisar consultar rapidamente uma nota fiscal já emitida, a Consultar Danfe é uma alternativa prática para visualizar e baixar documentos fiscais sem complicação. Com ela, é possível:

✔ Consultar notas fiscais eletrônicas (NF-e) em poucos cliques.

✔ Obter o XML e DANFE online sempre que necessário.

✔ Acompanhar as notas emitidas sem depender de sistemas lentos.

Para acessar suas notas, basta utilizar a chave de acesso da NF-e e visualizar as informações completas em segundos.

Armazenamento Seguro dos Arquivos XML

O arquivo XML da nota fiscal é o documento oficial exigido pela legislação. Para garantir segurança e organização, siga estas boas práticas:

• Armazene todos os XMLs em locais seguros, como servidores em nuvem ou sistemas especializados.
• Crie backups automáticos, evitando a perda de documentos essenciais.
• Organize por períodos fiscais para facilitar consultas futuras em casos de auditoria ou fiscalização.

Para empresas que emitem um grande volume de notas diariamente, contar com um sistema que centraliza todas as NFs pode economizar tempo e evitar transtornos.

Integração do Linx com Outras Ferramentas Fiscais

Além da própria plataforma, o Linx permite integrar suas notas fiscais com outras ferramentas essenciais para otimizar a gestão do seu negócio.

Conexão com ERPs e Softwares Contábeis

Se sua empresa utiliza um ERP para centralizar informações, a integração com o Linx permite que todas as notas fiscais emitidas sejam automaticamente registradas no seu sistema de gestão. Isso facilita:

• O controle do fluxo de caixa e faturamento.
• A geração de relatórios financeiros completos.
• O envio direto de NFs para o contador, evitando processos manuais.

Automação Fiscal para Redução de Erros

Outro benefício das integrações é a automação da aplicação de tributos e cálculos fiscais. Com isso, o sistema pode:

✅ Aplicar automaticamente as alíquotas de impostos conforme a operação.

✅ Identificar irregularidades antes mesmo da emissão da NF.

✅ Evitar problemas com divergências fiscais no fechamento contábil.

Reduzir erros manuais não só economiza tempo, mas também evita penalizações fiscais por inconsistências na emissão de notas.

Mais Detalhes

Garantir a emissão correta e a gestão eficiente das suas notas fiscais no Linx é fundamental para evitar problemas fiscais e otimizar seu negócio. Agora que você já domina todo o processo, que tal facilitar ainda mais a consulta e o armazenamento das suas NF-e? Acesse Consultar Danfe e tenha suas notas sempre à mão de forma rápida e segura!