É comum entre empreendedores confundir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Embora ambos estejam interligados, têm funções distintas. Compreender o papel de cada um é fundamental para garantir a conformidade nas operações comerciais e na organização contábil da sua empresa. Neste guia, exploraremos o que é o DANFE, como funciona e como você pode emiti-lo de forma adequada.

O Que É DANFE Online?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica online é uma representação gráfica da NF-e, contendo a chave numérica necessária para consultar informações da nota fiscal. Esse documento é enviado ao destinatário juntamente com a mercadoria, o que leva à confusão entre os dois. O DANFE é um documento auxiliar que facilita o acesso às informações contidas na NF-e, mas não a substitui.

O DANFE serve a várias finalidades. Ele permite acompanhar mercadorias em trânsito, oferece dados básicos da operação, como valor e informações do emitente, e possibilita a consulta à validade da NF-e. Isso é especialmente útil quando o destinatário não é um contribuinte autorizado a emitir a NF-e, facilitando a escrituração das operações.

Outra função do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é a verificação de cartas de correção e o download do arquivo XML. Como acompanha sempre as mercadorias, esse documento é essencial para facilitar a fiscalização, permitindo que os responsáveis verifiquem rapidamente se o que está sendo transportado corresponde às informações documentadas.

Diferenças Entre DANFE e Nota Fiscal

É importante compreender as diferenças entre o DANFE e a Nota Fiscal Eletrônica:

Armazenamento

As notas fiscais devem ser mantidas por um período mínimo de cinco anos, conforme exigido pela Receita Federal. O DANFE, por sua vez, não possui essa obrigação, pois é considerado um documento acessório.

Impressão

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica deve ser impresso para facilitar a fiscalização durante o transporte das mercadorias, enquanto a NF-e pode ser enviada digitalmente.

Validade Jurídica

Apesar de conter informações relevantes, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica não possui validade jurídica, ao contrário da Nota Fiscal Eletrônica, que é um documento oficial.

Quem Deve Emitir o DANFE Online?

A emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica online deve ser feita pelo mesmo emitente da NF-e, antes do transporte da mercadoria. Isso garante que a operação seja realizada em conformidade com a legislação. Para isso, a empresa deve estar registrada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde atua e autorizada a emitir a NF-e.

Após a emissão, o documento pode ser impresso quantas vezes forem necessárias, oferecendo flexibilidade para processos de verificação e auditorias.

Composição da Chave de Acesso do DANFE

A chave de acesso do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é composta por 44 dígitos, conforme descrito abaixo:

• 2 primeiros dígitos: Código do estado do emitente.
• 4 dígitos seguintes: Ano e mês de emissão da NF-e.
• 14 dígitos: CNPJ do emitente.
• 2 dígitos seguintes: Modelo da NF-e.
• 3 dígitos: Série da NF-e.
• 9 dígitos: Número da NF-e.
• 9 dígitos: Código gerado pelo sistema.
• Último dígito: Dígito verificador.

Compreender essa composição facilita tanto a emissão quanto a consulta a informações quando necessário.

Como Consultar e Emitir o DANFE Online

Vamos agora detalhar como consultar e emitir o DANFE online de forma eficiente. O processo pode parecer complexo, mas seguindo alguns passos, você conseguirá realizar essas operações rapidamente.

Como Consultar o DANFE Online Gratuitamente

A consulta do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é simples e gratuita. Siga as etapas abaixo:

Acesse o Portal da Sefaz

Visite o site da Secretaria da Fazenda do estado onde o emitente está registrado.

Informe a Chave de Acesso

Insira a chave de acesso da NF-e, a sequência de 44 dígitos mencionada anteriormente.

Certificado Digital

A Sefaz exigirá que você possua um Certificado Digital associado à empresa. Isso garante segurança e validade das informações acessadas.

Visualização das Informações

Após a confirmação da chave de acesso e do certificado digital, você poderá acessar todas as informações referentes à NF-e, incluindo dados do emitente, produtos e a situação fiscal da nota.

Como Emitir o DANFE Online

Emitir o DANFE online é rápido, desde que você utilize um sistema adequado de gestão. Veja os passos:

Escolha um Sistema de Emissão

Use um sistema que permita a emissão integrada de NF-e e DANFE. É recomendado que a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica seja feita no mesmo sistema que gerou a NF-e.

Selecione a NF-e

Após a emissão da NF-e, selecione o arquivo correspondente. O sistema deve gerar automaticamente o DANFE.

Imprima ou Salve o DANFE

Com o DANFE gerado, você pode imprimi-lo, salvá-lo no computador ou enviá-lo por e-mail. A versão em PDF é útil para armazenamento e envio.

Elementos Que Devem Estar no DANFE

Para que o DANFE seja considerado completo, ele deve conter os seguintes elementos:

• Chave de Acesso: Fundamental para acessar a NF-e online.
• Código de Barras: Facilita a leitura pela fiscalização e garante a integridade dos dados.
• Dados do Emitente: Informações como razão social, CNPJ e Inscrição Estadual.
• Dados do Destinatário: Informações semelhantes às do emitente.
• Descrição da Mercadoria: Nome, quantidade e valor dos produtos.
• Transportadora e Veículo: Dados da transportadora responsável e a placa do veículo utilizado.

Seguir essas orientações garantirá que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica esteja em conformidade com as exigências legais, facilitando o processo de fiscalização e consulta.

Mais Detalhes

Adotar um sistema de gestão eficiente para a emissão e consulta do DANFE pode otimizar suas operações. Soluções como a Consultar Danfe oferecem funcionalidades que tornam o gerenciamento de notas fiscais mais prático, permitindo que você acesse informações relevantes de forma rápida e segura. Isso não apenas melhora a eficiência, mas também contribui para uma maior tranquilidade na hora de lidar com auditorias e fiscalizações.

Além disso, utilizar um sistema automatizado ajuda a minimizar erros humanos, assegurando que todas as informações sejam inseridas corretamente. Com o uso de ferramentas digitais como a Consultar Danfe, sua empresa pode acompanhar automaticamente mudanças nas legislações, garantindo que você esteja sempre em conformidade.