Em 2016, o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) foi introduzido após o Ajuste Sinief 07/05. Este documento tem como principal objetivo ser um resumo das informações mais relevantes da Nota Fiscal Eletrônica (NFe). O DANFe é uma representação legível e simplificada da NFe, permitindo que as informações essenciais sejam acessadas de forma prática e rápida.

O que é o DANFe?

Definição e características do DANFe

O DANFe é um documento impresso que contém as principais informações da NFe, facilitando a consulta e a verificação dos dados. Embora não possua validade jurídica por si só — essa função é atribuída ao arquivo XML da NFe, que deve ser armazenado pela empresa — o DANFe serve como um resumo útil durante o transporte de mercadorias, garantindo que as informações essenciais estejam disponíveis para consulta.

Uma das características mais importantes do DANFe é a sua legibilidade. Enquanto o arquivo XML da NFe requer programas específicos para visualização, o DANFe pode ser impresso e lido facilmente por qualquer pessoa. Isso torna o documento uma ferramenta prática para acompanhar a movimentação de mercadorias e facilitar a fiscalização.

Diferença entre DANFe e Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

É fundamental entender a diferença entre o DANFe e a NFe. A NFe é o documento fiscal eletrônico que possui validade jurídica e é gerado em formato XML, contendo todas as informações detalhadas sobre a transação comercial, como dados do emitente, destinatário, produtos e valores. Por outro lado, o DANFe é apenas uma representação simplificada da NFe, que pode ser impressa e utilizada para acompanhar a mercadoria durante o transporte.

O DANFe não substitui a NFe, mas a complementa. Ele deve acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso. É importante ressaltar que, embora o DANFe seja útil, o arquivo XML da NFe deve ser armazenado e mantido pela empresa, pois é ele que garante a validade jurídica da transação.

Importância do DANFe na Operação Fiscal

Funções principais do DANFe

O DANFe desempenha várias funções importantes na operação fiscal. Sua principal função é ser uma versão resumida e facilmente legível da NFe, permitindo que as partes envolvidas na transação tenham acesso rápido às informações essenciais. Além disso, o DANFe deve acompanhar a mercadoria durante o transporte, servindo como um documento que comprova a legalidade da operação.

Outra função relevante do DANFe é auxiliar na escrituração das operações documentadas por NFe, especialmente quando o destinatário não é um contribuinte credenciado a emitir NFe. Nesse caso, o DANFe pode ser utilizado como um documento auxiliar para garantir que a transação esteja devidamente registrada e que todas as informações necessárias estejam disponíveis.

Papel do DANFe na fiscalização e transporte de mercadorias

O DANFe também desempenha um papel crucial na fiscalização e no transporte de mercadorias. Durante o transporte, as autoridades fiscais podem solicitar a apresentação do DANFe para verificar a legalidade da operação. A falta desse documento pode resultar em problemas, como a apreensão da mercadoria ou multas.

Além disso, o DANFe é uma ferramenta importante para garantir que as mercadorias estejam seguradas. Sem um documento que comprove a origem e o valor da carga, a seguradora pode se recusar a cobrir eventuais danos ou perdas. Portanto, o DANFe não apenas facilita a fiscalização, mas também protege os interesses da empresa durante o transporte de mercadorias.

Como Preencher o DANFe Corretamente

Estrutura do DANFe

Preencher o DANFe corretamente é essencial para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas durante o transporte de mercadorias. O DANFe possui uma estrutura específica que deve ser seguida, contendo campos obrigatórios que precisam ser preenchidos com precisão. Os principais campos incluem:

• Identificação do Emitente: Nome ou razão social da empresa que emite a nota fiscal, além do CNPJ ou CPF e o endereço completo.
• Identificação do Destinatário: Nome ou razão social do destinatário, CNPJ ou CPF e o endereço completo, garantindo que a mercadoria seja corretamente direcionada.
• Dados da Nota Fiscal Eletrônica: Número da NFe, série da nota fiscal (se aplicável) e data de emissão, essenciais para a rastreabilidade da transação.
• Descrição dos Produtos: Listagem dos produtos ou serviços fornecidos, incluindo quantidade, unidade de medida, descrição detalhada e valor unitário de cada item. O valor total da nota fiscal deve ser calculado com base na quantidade multiplicada pelo valor unitário.
• Outras Informações: Informações adicionais que complementem os dados apresentados, como dados sobre o transporte e condições de pagamento.

Exemplos de preenchimento correto

Para garantir que o DANFe seja preenchido corretamente, é útil ter exemplos práticos. Por exemplo, ao preencher o campo de identificação do emitente, deve-se incluir:

• Nome/Razão Social: “Empresa XYZ Ltda.”
• CNPJ: “12.345.678/0001-90”
• Endereço: “Rua das Flores, 123, Centro, São Paulo – SP”

No campo de identificação do destinatário, deve-se seguir o mesmo formato, garantindo que todas as informações estejam corretas e atualizadas. Para a descrição dos produtos, um exemplo poderia ser:

• Produto: “Camiseta Polo”
• Quantidade: “100”
• Valor Unitário: “R$ 30,00”
• Valor Total: “R$ 3.000,00”

Esses exemplos ajudam a visualizar como as informações devem ser organizadas e apresentadas no DANFe, garantindo que o documento esteja completo e em conformidade com as exigências fiscais.

Informações Disponíveis no DANFe

O DANFe contém informações essenciais sobre o emitente e o destinatário, fundamentais para a identificação das partes envolvidas na transação. Os dados do emitente incluem o nome ou razão social, CNPJ ou CPF e endereço completo, enquanto os dados do destinatário seguem o mesmo padrão. Essas informações são cruciais para garantir que a mercadoria seja corretamente identificada e que a transação seja registrada de forma adequada.

Além disso, o DANFe apresenta detalhes importantes sobre a Nota Fiscal Eletrônica e os produtos envolvidos na transação, como o número da NFe, a série, a data de emissão e a descrição dos produtos ou serviços fornecidos. Esses detalhes são essenciais para a rastreabilidade da operação e para garantir que todas as informações necessárias estejam disponíveis para consulta durante o transporte e a fiscalização.

Visualização e Conversão do DANFe

Como visualizar o DANFe

Visualizar e imprimir o DANFe é uma etapa importante para garantir que as informações estejam corretas e disponíveis durante o transporte de mercadorias. Existem várias maneiras de acessar o DANFe, dependendo das ferramentas e sistemas utilizados pela empresa. Uma das formas mais comuns é através de softwares de gestão fiscal que permitem a emissão e visualização de documentos fiscais eletrônicos.

Esses softwares geralmente oferecem uma interface amigável onde o usuário pode buscar a NFe correspondente e gerar o DANFe a partir do arquivo XML. Além disso, muitos sistemas permitem a impressão direta do DANFe, facilitando o processo de documentação. Outra opção é utilizar visualizadores de DFe, que são ferramentas específicas para abrir e visualizar arquivos XML da NFe, permitindo a geração do DANFe a partir desses arquivos.

Além disso, é possível acessar o DANFe através de plataformas online que oferecem serviços de consulta e emissão de documentos fiscais. Essas plataformas geralmente exigem que o usuário insira a chave de acesso da NFe, um código numérico de 44 dígitos, para localizar e gerar o DANFe correspondente.

Ferramentas e softwares recomendados

Para facilitar a visualização e impressão do DANFe, existem diversas ferramentas e softwares disponíveis no mercado. Algumas opções populares incluem:

• Sistemas de Gestão Fiscal: Softwares como NFe.io, eNotas e outros sistemas de gestão fiscal oferecem funcionalidades completas para a emissão, visualização e impressão de DANFe, além de permitir a gestão de notas fiscais eletrônicas.
• Visualizadores de DFe: Ferramentas como o Visualizador de DFe e o NF-e Facil facilitam a abertura de arquivos XML e a geração do DANFe a partir desses documentos. Essas ferramentas são úteis para empresas que precisam converter arquivos XML em DANFe de forma rápida e prática.
• Plataformas Online: Sites que oferecem serviços de consulta de NFe, como o Consulta NFe e o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, permitem que os usuários acessem e imprimam o DANFe diretamente pela internet, utilizando a chave de acesso da NFe.

Essas ferramentas são essenciais para garantir que o DANFe seja gerado corretamente e que as informações estejam sempre atualizadas e disponíveis para consulta.

Transformando XML da NFe em DANFe

Passos para conversão de arquivos XML

A conversão de arquivos XML da NFe em DANFe é um processo simples, desde que se tenha as ferramentas adequadas. O primeiro passo é localizar o arquivo XML da NFe, que deve ser armazenado pela empresa. Uma vez encontrado, o usuário pode utilizar um software de gestão fiscal ou um visualizador de DFe para abrir o arquivo.

Após abrir o XML, a maioria das ferramentas permite que o usuário gere automaticamente o DANFe a partir das informações contidas no arquivo. É importante verificar se todos os dados estão corretos antes de imprimir o DANFe, garantindo que as informações estejam completas e em conformidade com as exigências fiscais.

Dicas para facilitar o processo

Para facilitar o processo de conversão de XML em DANFe, algumas dicas podem ser úteis:

• Organização dos Arquivos: Mantenha os arquivos XML organizados em pastas específicas, facilitando a localização quando necessário. Isso ajuda a evitar confusões e economiza tempo durante o processo de conversão.
• Utilização de Softwares Adequados: Escolha ferramentas que sejam compatíveis com o seu sistema e que ofereçam funcionalidades completas para a emissão e visualização de DANFe. Isso garantirá que o processo seja mais eficiente e menos propenso a erros.
• Verificação de Dados: Sempre revise as informações contidas no DANFe gerado para garantir que estejam corretas. Isso é fundamental para evitar problemas durante o transporte e a fiscalização.
• Treinamento da Equipe: Capacite sua equipe para utilizar as ferramentas de forma eficaz, garantindo que todos saibam como acessar, visualizar e imprimir o DANFe corretamente.

Com essas orientações, o processo de visualização e conversão do DANFe se torna mais simples e eficiente, contribuindo para a conformidade fiscal e a agilidade nas operações de transporte de mercadorias.

Para mais informações sobre como otimizar suas operações fiscais, utilize a Consultar Danfe.