A importação de produtos envolve uma série de processos burocráticos que garantem a regularização da mercadoria no Brasil. Um dos passos mais importantes nesse processo é a emissão da nota fiscal para produto importado, que assegura a legalidade da transação e o correto pagamento de impostos. Para muitas empresas e empreendedores, esse procedimento pode parecer complexo, mas seguindo as etapas certas, torna-se uma tarefa gerenciável e essencial para evitar problemas fiscais.

A seguir, vamos detalhar o passo a passo para emitir a nota fiscal para produto importado, abordando desde a necessidade do documento até os tributos envolvidos.

Entendendo a importância da nota fiscal para produtos importados

Por que a nota fiscal é obrigatória para produtos importados?

A nota fiscal para produto importado é um documento obrigatório para qualquer mercadoria que entra no Brasil. Sem ela, a operação pode ser considerada irregular e resultar em penalidades severas, incluindo multas e apreensão da mercadoria. Esse documento tem diversas funções essenciais:

• Comprovação de origem da mercadoria – Garante que o produto entrou legalmente no país.
• Recolhimento correto de tributos – Permite que os impostos sejam pagos de maneira transparente.
• Facilidade na revenda – Empresas que pretendem comercializar produtos importados precisam desse documento para evitar problemas fiscais.
• Registro contábil e fiscal – Fundamental para que a empresa tenha controle financeiro adequado e cumpra suas obrigações tributárias.

Quem deve emitir a nota fiscal para produtos importados?

A emissão da nota fiscal para produto importado deve ser feita pela empresa ou pessoa jurídica responsável pela importação. Esse processo ocorre no momento do desembaraço aduaneiro, ou seja, quando a mercadoria chega ao Brasil e é liberada pela Receita Federal.

Se o produto for adquirido de um importador e repassado para outra empresa, a nova revenda também precisará emitir uma nota fiscal de venda, garantindo a regularidade do processo.

Passo a passo para emitir a nota fiscal para produto importado

1. Cadastro no sistema da Receita Federal

Antes de emitir a nota fiscal, é fundamental que a empresa esteja cadastrada no Regime Especial de Importação e tenha um CNPJ ativo, com a atividade de importação registrada.

Além disso, será necessário um certificado digital para validar eletronicamente os documentos fiscais. Esse certificado garante autenticidade e segurança nas transações.

2. Declaração de Importação (DI) e Licença de Importação (LI)

Para que um produto seja importado de maneira legal, a Receita Federal exige o preenchimento de documentos como:

• Declaração de Importação (DI): Documento eletrônico que contém todas as informações sobre o produto, incluindo descrição, valor, classificação fiscal e impostos pagos.
• Licença de Importação (LI): Algumas mercadorias exigem uma autorização prévia antes da importação. A LI deve ser solicitada antes do embarque da mercadoria no país de origem.

Esses documentos são processados no Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex), onde a Receita Federal controla todas as operações de importação.

3. Cálculo de impostos sobre produtos importados

Os produtos importados estão sujeitos a diversos tributos, que devem ser pagos antes da liberação da mercadoria. Os principais impostos são:

Imposto	Descrição	Base de Cálculo
Imposto de Importação (II)	Tributo federal aplicado sobre a entrada de mercadorias estrangeiras	Valor aduaneiro da mercadoria
ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)	Imposto estadual incidente sobre a circulação da mercadoria	Soma do valor da mercadoria + II + IPI + PIS + COFINS
IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)	Aplicado a produtos industrializados importados	Valor aduaneiro da mercadoria + II
PIS/PASEP e COFINS-Importação	Contribuições para a seguridade social	Valor da mercadoria + II

Cada estado pode ter uma alíquota de ICMS diferente para mercadorias importadas, por isso é essencial consultar a legislação estadual antes da emissão da nota fiscal.

4. Preenchimento correto da nota fiscal

Na emissão da nota fiscal para produto importado, é obrigatório incluir informações detalhadas da operação. Os principais campos que precisam de atenção são:

• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Define a natureza da operação. O CFOP para importação geralmente é 3.101 (compra para comercialização) ou 3.201 (compra para industrialização).
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): Código que identifica a mercadoria e define a alíquota dos impostos.
• Valor aduaneiro: Inclui o preço da mercadoria, frete e seguro internacional.
• Impostos destacados: Deve-se detalhar os tributos pagos na importação.
• Número da Declaração de Importação (DI): Documento essencial para comprovar a entrada legal do produto no país.

5. Transmissão e armazenamento da nota fiscal

Após preencher a nota fiscal corretamente, ela deve ser transmitida para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa está registrada. Esse envio é feito eletronicamente por meio do sistema de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Após a aprovação da Sefaz, a chave de acesso da NF-e será gerada, permitindo a consulta e verificação do documento fiscal. A empresa deve armazenar a nota fiscal por pelo menos 5 anos, conforme exigido pela legislação tributária.

Documentos necessários para emitir a nota fiscal de produto importado

A emissão da nota fiscal para produto importado exige a apresentação de uma série de documentos fiscais e aduaneiros que comprovam a legalidade da importação. Sem esses registros, a Receita Federal pode considerar a operação irregular, o que pode resultar em multa e retenção da mercadoria.

A seguir, listamos os documentos essenciais para esse processo.

1. Declaração de Importação (DI)

A Declaração de Importação (DI) é um documento eletrônico emitido no Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex). Ele contém informações detalhadas sobre a mercadoria importada, como:

• Descrição do produto
• Classificação fiscal (NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul)
• País de origem e fornecedor
• Valor total da mercadoria
• Tributos incidentes na importação

O número da DI deve ser inserido na nota fiscal para produto importado, pois serve como prova de que o produto entrou no Brasil de maneira legal.

2. Conhecimento de Carga (BL ou AWB)

Esse documento funciona como um comprovante de transporte internacional e pode ter diferentes nomes, dependendo do meio de transporte utilizado:

• Bill of Lading (BL): Para transporte marítimo.
• Air Waybill (AWB): Para transporte aéreo.
• Conhecimento de Transporte Rodoviário: Para importações via fronteira terrestre.

A Receita Federal exige que esse documento seja apresentado para validar o transporte internacional do produto.

3. Comprovante de Pagamento dos Tributos

Os produtos importados estão sujeitos a diferentes tributos, e os comprovantes de pagamento desses impostos são obrigatórios para a liberação da mercadoria e emissão da nota fiscal.

Os principais tributos cobrados são:

• Imposto de Importação (II)
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)
• PIS/PASEP-Importação e COFINS-Importação

A empresa deve manter os comprovantes arquivados, pois podem ser solicitados em fiscalizações da Receita Federal.

4. Fatura Comercial (Invoice)

A fatura comercial funciona como uma nota fiscal emitida pelo exportador estrangeiro e contém detalhes sobre a transação. Esse documento é essencial para o cálculo dos impostos e para a emissão da nota fiscal para produto importado no Brasil.

Os dados presentes na fatura comercial incluem:

• Nome e endereço do exportador e do importador
• Descrição detalhada da mercadoria
• Valor unitário e total da compra
• Condições de pagamento e frete

5. Licença de Importação (LI) – Quando necessária

Em alguns casos, determinados produtos exigem uma Licença de Importação (LI) antes de serem enviados para o Brasil. Isso ocorre com mercadorias que possuem controle sanitário, ambiental ou de segurança, como:

• Medicamentos e produtos químicos
• Alimentos e bebidas
• Equipamentos eletrônicos com tecnologia específica

Se o produto precisar de LI, a empresa deve solicitá-la antes do embarque da mercadoria no país de origem.

Tributos e impostos relacionados a produtos importados

Uma das maiores dificuldades na importação de produtos é entender a complexidade dos impostos cobrados. O Brasil tem um dos sistemas tributários mais rigorosos do mundo, e qualquer erro na emissão da nota fiscal para produto importado pode gerar custos adicionais e penalidades.

A seguir, explicamos como funcionam os principais tributos cobrados sobre produtos importados.

1. Imposto de Importação (II)

O Imposto de Importação (II) é um tributo federal cobrado sobre a entrada de mercadorias estrangeiras no Brasil. A alíquota varia conforme o NCM do produto e pode ser consultada na Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados (TIPI).

O valor do II é calculado da seguinte forma:

II = (Valor Aduaneiro da Mercadoria) × (Alíquota do Imposto de Importação)

2. Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)

O IPI incide sobre produtos industrializados, tanto nacionais quanto importados. No caso de importação, o imposto é calculado sobre o valor aduaneiro acrescido do II.

Fórmula do cálculo:

IPI = (Valor Aduaneiro + II) × (Alíquota do IPI)

A alíquota do IPI também depende do NCM do produto e pode ser verificada na Tabela TIPI.

3. ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

O ICMS é um tributo estadual que incide sobre a circulação da mercadoria dentro do Brasil. A base de cálculo do ICMS na importação inclui todos os custos envolvidos na operação:

ICMS = (Valor Aduaneiro + II + IPI + PIS + COFINS + Frete) × (Alíquota do ICMS)

A alíquota do ICMS varia de acordo com o estado e pode oscilar entre 12% e 25%.

4. PIS/PASEP-Importação e COFINS-Importação

Esses tributos são destinados ao financiamento da seguridade social e incidem sobre o valor total da importação, incluindo frete e seguro.

• PIS/PASEP-Importação = (Valor Aduaneiro + Frete + Seguro) × 2,1%
• COFINS-Importação = (Valor Aduaneiro + Frete + Seguro) × 9,65%

Esses tributos são cobrados no momento do desembaraço aduaneiro e devem ser pagos antes da emissão da nota fiscal para produto importado.

Benefícios e vantagens de emitir a nota fiscal para produto importado

Muitos importadores veem a emissão da nota fiscal para produto importado como uma obrigação burocrática, mas esse documento traz diversas vantagens para as empresas.

1. Redução de riscos fiscais

Ao emitir corretamente a nota fiscal, a empresa evita problemas com a Receita Federal e a Sefaz, reduzindo o risco de autuações, multas e apreensões de mercadorias.

2. Garantia de crédito tributário

Empresas optantes pelo Lucro Real ou Lucro Presumido podem se beneficiar da compensação de impostos pagos na importação. O IPI e o ICMS, por exemplo, podem ser usados como crédito tributário para abater outros impostos devidos.

3. Facilidade na revenda e distribuição

Sem a nota fiscal, a empresa não consegue vender ou distribuir seus produtos legalmente. Emitindo o documento corretamente, os produtos podem ser revendidos para outras empresas ou consumidores finais sem problemas fiscais.

4. Acesso a regimes especiais de tributação

Empresas que emitem regularmente nota fiscal para produto importado podem aderir a regimes especiais de tributação, como:

• Drawback: Isenção ou suspensão de impostos para produtos importados destinados à exportação.
• Regime Aduaneiro Especial (RECOF): Benefícios fiscais para empresas que utilizam insumos importados na fabricação de produtos destinados ao mercado externo.

Passo a passo detalhado para a emissão da nota fiscal para produto importado

Emitir corretamente a nota fiscal para produto importado exige atenção a cada detalhe do processo. Esse documento não só formaliza a importação da mercadoria, mas também garante o cumprimento das exigências fiscais e tributárias.

A seguir, apresentamos um passo a passo detalhado para assegurar que a emissão seja feita de maneira correta e sem complicações.

1. Cadastro e regularização da empresa importadora

Antes de importar e emitir a nota fiscal, a empresa precisa estar regularizada perante os órgãos competentes. Para isso, é necessário:

• Ter um CNPJ ativo com a atividade de importação registrada na Receita Federal.
• Estar cadastrada no Siscomex para poder operar no comércio exterior.
• Possuir Inscrição Estadual ativa, pois o ICMS incidirá sobre a importação.
• Adquirir um Certificado Digital para validar eletronicamente a emissão da nota fiscal.

Esses requisitos são obrigatórios para qualquer empresa que pretende importar e comercializar mercadorias legalmente no Brasil.

2. Conferência dos documentos aduaneiros e comerciais

Após a mercadoria chegar ao Brasil, a empresa deve conferir os documentos essenciais da importação, que são:

• Declaração de Importação (DI) – Emitida no Siscomex, contendo todos os dados da mercadoria.
• Conhecimento de Transporte Internacional (BL ou AWB) – Documento que comprova o transporte do produto.
• Fatura Comercial (Invoice) – Equivalente à nota fiscal do exportador.
• Comprovantes de pagamento dos impostos – II, IPI, PIS/COFINS e ICMS.

Somente após verificar esses documentos a empresa poderá prosseguir para a emissão da nota fiscal para produto importado.

3. Definição do código CFOP correto

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) identifica a natureza da operação comercial e varia conforme a finalidade da importação. Os códigos mais comuns são:

CFOP	Descrição
3.101	Compra para revenda
3.201	Compra para industrialização
3.551	Compra para uso ou consumo próprio

Selecionar o CFOP correto é essencial para evitar erros fiscais e garantir a correta tributação da operação.

4. Cálculo dos impostos para emissão da nota fiscal

Na nota fiscal, a empresa deve destacar os impostos pagos na importação. Os principais tributos que precisam ser mencionados são:

• Imposto de Importação (II)
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
• ICMS (cobrado pelo estado da empresa)
• PIS/PASEP-Importação e COFINS-Importação

A base de cálculo desses tributos depende do valor aduaneiro da mercadoria, ou seja, o preço do produto somado ao frete e seguro internacional.

5. Preenchimento correto da nota fiscal

A nota fiscal para produto importado deve conter informações detalhadas sobre a mercadoria. Os principais campos que exigem atenção são:

• Descrição completa do produto – Seguindo a nomenclatura da fatura comercial.
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) – Define a alíquota dos impostos.
• CFOP correto – Indica a finalidade da importação.
• Valor aduaneiro – Base para o cálculo dos tributos.
• Número da Declaração de Importação (DI) – Prova da regularidade da importação.

Após o preenchimento, a nota fiscal deve ser transmitida para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) e armazenada por pelo menos 5 anos.

Erros comuns na emissão da nota fiscal para produto importado e como evitá-los

Mesmo seguindo as regras, algumas empresas cometem erros ao emitir a nota fiscal para produto importado. Isso pode gerar problemas fiscais, multas e até retenção da mercadoria.

Abaixo, listamos os erros mais frequentes e como evitá-los.

1. Informações incorretas no CFOP

O CFOP define a finalidade da operação e qualquer erro pode resultar em recolhimento indevido de tributos. Certifique-se de que está utilizando o código correto para a operação.

2. Falta de destaque dos impostos pagos

Algumas empresas esquecem de destacar na nota fiscal os impostos pagos na importação. Esse erro pode gerar problemas contábeis e impedir o aproveitamento de créditos tributários.

3. Uso de NCM incorreto

A classificação incorreta da mercadoria pode resultar em tributação errada e penalidades da Receita Federal. Consulte sempre a tabela oficial de NCMs para garantir que o código utilizado está correto.

4. Omissão da Declaração de Importação (DI)

A Receita Federal pode exigir a DI a qualquer momento para comprovar a entrada da mercadoria no Brasil. Nunca emita uma nota fiscal sem incluir essa informação.

Dicas para otimizar o processo de emissão da nota fiscal para produto importado

Emitir a nota fiscal para produto importado corretamente pode evitar retrabalho e facilitar a gestão tributária da empresa. Algumas práticas podem tornar esse processo mais eficiente.

1. Utilize um sistema de gestão integrada

Sistemas ERP permitem que a empresa automatize a emissão da nota fiscal, reduzindo erros e otimizando a inserção de informações tributárias.

2. Conte com assessoria contábil especializada

Ter um contador especializado em importação pode evitar problemas fiscais e garantir que todos os tributos sejam recolhidos corretamente.

3. Mantenha os documentos organizados

A Receita Federal pode solicitar a qualquer momento a Declaração de Importação (DI), os comprovantes de impostos e a fatura comercial. Armazene esses documentos de forma organizada.

4. Acompanhe as mudanças na legislação tributária

As regras fiscais para importação podem mudar frequentemente. Fique atento às novas normas para evitar problemas com a Receita Federal.

Benefícios fiscais e regimes especiais na importação de produtos

A importação de mercadorias pode ser tributada de forma onerosa, mas algumas empresas conseguem reduzir seus custos fiscais ao utilizar benefícios tributários e regimes especiais concedidos pelo governo. Essas opções permitem isenção ou redução de tributos, garantindo maior competitividade no mercado.

A seguir, vamos explorar os principais regimes tributários e benefícios fiscais disponíveis para empresas que emitem nota fiscal para produto importado.

1. Drawback: isenção ou suspensão de tributos na importação

O Drawback é um regime especial voltado para empresas que importam insumos ou matérias-primas para a produção de mercadorias destinadas à exportação. Ele permite a suspensão ou isenção de tributos incidentes na importação, como:

• Imposto de Importação (II)
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
• PIS/PASEP-Importação e COFINS-Importação

Esse benefício reduz os custos da importação e incentiva a competitividade da indústria nacional. Para se enquadrar nesse regime, a empresa deve comprovar que os insumos importados serão utilizados para fabricação de produtos exportados.

2. Regime de Ex-Tarifário: redução do imposto de importação

O Ex-Tarifário permite a redução temporária do Imposto de Importação (II) para bens de capital, informática e telecomunicações que não possuam similar nacional. Isso significa que empresas que importam máquinas ou equipamentos específicos podem pagar alíquotas reduzidas ou até mesmo zeradas desse imposto.

Esse regime é muito utilizado por indústrias que precisam de equipamentos avançados, não fabricados no Brasil.

3. Regime Aduaneiro Especial RECOF

O Regime Aduaneiro Especial de Entreposto Industrial sob Controle Informatizado (RECOF) permite que as empresas importem insumos sem o pagamento imediato de tributos, desde que esses insumos sejam utilizados na produção de bens para exportação.

As principais vantagens desse regime são:

• Suspensão de tributos na importação
• Possibilidade de destinar parte da produção ao mercado interno
• Facilidade no controle aduaneiro e tributário

Esse benefício é indicado para empresas que operam com elevado volume de importação e exportação, pois exige um controle rígido das operações.

4. Isenção do ICMS na importação para alguns setores

Em alguns estados, empresas podem obter isenção do ICMS na importação, principalmente quando se trata de mercadorias destinadas à exportação ou à produção de bens estratégicos.

Estados como São Paulo, Paraná e Santa Catarina oferecem incentivos fiscais para empresas que investem em inovação tecnológica e desenvolvimento industrial.

Para saber se a empresa pode se beneficiar desse regime, é necessário verificar a legislação do estado onde a empresa está registrada.

Impacto da nota fiscal para produto importado na gestão financeira da empresa

A correta emissão da nota fiscal para produto importado não apenas garante conformidade legal, mas também impacta diretamente a gestão financeira do negócio.

Empresas que importam produtos precisam ter um controle rígido sobre custos, tributos e fluxo de caixa, pois qualquer erro pode resultar em multas e despesas inesperadas.

1. Planejamento tributário para evitar custos extras

A carga tributária na importação pode representar um grande peso financeiro. Um planejamento tributário bem estruturado permite que a empresa:

• Aproveite benefícios fiscais disponíveis
• Reduza a incidência de impostos com regimes especiais
• Evite autuações fiscais que resultem em multas

Para isso, é essencial contar com uma equipe contábil que conheça as regras da nota fiscal para produto importado e os incentivos disponíveis.

2. Controle de custos logísticos na importação

Além dos tributos, a importação envolve custos logísticos, como:

• Frete internacional
• Seguro da mercadoria
• Taxas alfandegárias
• Armazenagem em portos ou aeroportos

Ter um sistema de controle eficiente permite que a empresa monitore todos esses custos e os repasse corretamente na formação de preço do produto.

3. Gestão de estoque e comercialização do produto importado

A correta emissão da nota fiscal para produto importado é essencial para um bom controle de estoque e comercialização da mercadoria no Brasil.

• Empresas que não emitem a nota corretamente podem ter dificuldades na revenda do produto.
• Sem a nota fiscal, a mercadoria pode não ser aceita por distribuidores e varejistas.
• A falta do documento fiscal pode resultar em problemas com auditorias fiscais.

O uso de um sistema ERP pode facilitar o controle de entrada e saída de produtos importados, garantindo maior transparência financeira.

Conclusão: por que emitir corretamente a nota fiscal para produto importado?

A nota fiscal para produto importado é um documento essencial para garantir que a operação de importação seja legal e transparente. Além de ser obrigatória, a emissão correta permite que a empresa:

• Evite problemas com a Receita Federal e a Sefaz
• Aproveite benefícios fiscais e regimes especiais
• Otimize sua gestão tributária e financeira
• Reduza riscos e custos extras na importação

Com o avanço da tecnologia, a consulta e verificação de notas fiscais tornou-se muito mais simples. Empresas que importam e revendem produtos podem contar com plataformas eficientes para consultar rapidamente os dados das notas fiscais, garantindo segurança e conformidade.

A Consultar Danfe permite a verificação de dados de NF-e de forma rápida e confiável, garantindo que todas as informações estejam corretas e acessíveis sempre que necessário.

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