A emissão da Nota Fiscal para produtos importados exige atenção a diversos detalhes para garantir a conformidade com a legislação fiscal brasileira. O processo inclui cadastro no sistema, preenchimento correto da NF-e, cálculo de tributos e validação final antes da emissão.

A seguir, veja o passo a passo detalhado para emitir corretamente sua Nota Fiscal de Importação (NF-e Importação).

Cadastro no Sistema de Emissão de NF-e

Antes de emitir a Nota Fiscal de Importação, é necessário que a empresa esteja regularizada e cadastrada nos sistemas da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ).

Como se cadastrar e obter um Certificado Digital

✔ Obtenha um Certificado Digital A1 ou A3 – Essencial para assinar digitalmente a NF-e e garantir autenticidade.
✔ Cadastre-se no SEFAZ do seu estado – A emissão da NF-e ocorre por meio do sistema da Secretaria da Fazenda estadual.
✔ Registre-se no Ambiente Nacional da NF-e – Isso permite acessar o sistema emissor oficial ou utilizar um software próprio.

Sistemas autorizados para emissão de NF-e

✔ Portal NF-e do Governo – Gratuito, mas com limitações para empresas que emitem muitas notas.
✔ Softwares de gestão empresarial (ERP) – Soluções pagas que oferecem mais funcionalidades, como controle de estoque e emissão automatizada.
✔ Plataformas especializadas – Algumas empresas utilizam ferramentas como a Consultar Danfe, que permitem validar e consultar NF-es de forma rápida.

Preenchimento Correto da Nota Fiscal

O preenchimento da NF-e de importação é um dos pontos mais críticos. Todos os dados da importação devem ser registrados corretamente, para evitar rejeições no sistema da SEFAZ.

Como inserir informações essenciais na NF-e

✔ CNPJ do importador – Informar corretamente os dados da empresa responsável pela importação.
✔ Descrição detalhada do produto – Deve estar de acordo com os documentos da importação, como a Declaração de Importação (DI).
✔ NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) – Código obrigatório para classificação fiscal da mercadoria.
✔ CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) – Define a natureza da operação.

Diferença entre CFOP de importação e CFOP de revenda

✔ CFOP 3.101 – Compra para comercialização sem substituição tributária.
✔ CFOP 3.102 – Compra para industrialização.
✔ CFOP 3.127 – Compra para utilização na prestação de serviço.

A correta definição do CFOP na nota fiscal evita problemas com tributação e garante que a importação seja processada corretamente pela Receita Federal.

Tributação na Importação: O Que Deve Ser Pago?

Ao importar produtos, diferentes impostos são aplicados, e todos devem ser devidamente registrados na Nota Fiscal.

Principais tributos envolvidos na importação

Imposto	Descrição	Base de Cálculo
Imposto de Importação (II)	Cobrado na entrada do produto no Brasil	Valor aduaneiro da mercadoria
Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)	Aplicável sobre produtos importados	Soma do valor aduaneiro + II
ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)	Cobrado pelo estado na entrada da mercadoria	Base de cálculo inclui II, IPI e PIS/COFINS
PIS e COFINS-Importação	Tributos federais sobre importação	Valor aduaneiro + II

O correto cálculo dos tributos na NF-e evita autuações fiscais e penalidades.

Cálculo correto dos tributos para evitar problemas fiscais

✔ ICMS deve considerar o valor total da importação, incluindo frete e seguro.
✔ PIS e COFINS devem seguir as alíquotas específicas para importação.
✔ IPI pode ser compensado em operações futuras, dependendo da atividade da empresa.

Emissão e Validação da NF-e

Após o preenchimento correto da Nota Fiscal de Importação, é essencial verificar se os dados estão corretos antes da emissão.

Como verificar a validade antes de finalizar a emissão

✔ Revisar os dados de importação – Conferir se a DI, o Conhecimento de Carga e o NCM estão corretos.
✔ Verificar os valores dos impostos – Certificar-se de que a tributação foi corretamente aplicada.
✔ Conferir a assinatura digital – A NF-e só é válida se estiver assinada digitalmente com o certificado da empresa.

Após a conferência, a NF-e deve ser transmitida para a SEFAZ do estado de destino da mercadoria.

Armazenamento correto do XML da Nota Fiscal

✔ Guardar o arquivo XML por pelo menos 5 anos, conforme exigido pela legislação tributária.
✔ Ter backups do XML em nuvem para evitar perdas.
✔ Disponibilizar a NF-e ao destinatário e ao transportador.

A emissão da NF-e de importação deve ser feita com total atenção, pois qualquer erro pode resultar em penalidades e problemas na liberação da mercadoria.

Caso precise validar ou consultar a autenticidade de sua Nota Fiscal, a plataforma Consultar Danfe permite checar as informações de maneira rápida e segura.

Gestão da Documentação e Dicas para Evitar Erros

A correta gestão da Nota Fiscal de Importação é essencial para garantir que sua empresa esteja em conformidade com a legislação e evite problemas com o Fisco. Além de armazenar os documentos corretamente, é importante revisar as informações antes da emissão, consultar a autenticidade da NF-e e utilizar ferramentas confiáveis para otimizar esse processo.

Nesta última parte, vamos abordar como organizar e armazenar sua NF de importação, revisar os dados antes da emissão e consultar a validade do documento de forma eficiente.

Por Quanto Tempo a NF de Importação Deve Ser Armazenada?

A legislação brasileira exige que as Notas Fiscais de Importação sejam armazenadas por um período mínimo de 5 anos, conforme previsto pelo Ajuste SINIEF 07/2005.

Prazos Legais e Regras para Manter Registros Fiscais

✔ NF-e (Arquivo XML): Deve ser armazenado eletronicamente por 5 anos e estar disponível para auditorias fiscais.
✔ DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): Também deve ser arquivado no mesmo prazo.
✔ Documentos de Importação (Declaração de Importação – DI, Conhecimento de Embarque, Licença de Importação – LI): Devem ser guardados para comprovar a origem da mercadoria.

Manter esses registros organizados evita problemas com a Receita Federal e facilita auditorias fiscais e contábeis.

Como Organizar a Documentação para Facilitar Auditorias

✔ Criação de pastas digitais – Separe as notas fiscais por ano e mês, agrupando por importação.
✔ Uso de armazenamento em nuvem – Ferramentas como Google Drive e OneDrive garantem acesso seguro.
✔ Backup periódico – Evita perda de documentos devido a falhas no sistema.
✔ Nomeação padrão dos arquivos – Exemplo: “NF_Importacao_CNPJ_2024-02-10.xml”, para facilitar buscas.

A correta organização da NF de importação agiliza auditorias, reduz riscos fiscais e melhora o controle financeiro da empresa.

Revisão dos Dados Antes da Emissão: O Que Conferir?

Antes de transmitir a NF-e para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), é essencial revisar todas as informações para evitar erros que possam levar à rejeição do documento ou problemas fiscais.

Checklist de Validação das Informações Antes de Submeter a NF

✔ CNPJ do Importador e Emitente: Deve estar correto e ativo na Receita Federal.
✔ Classificação Fiscal (NCM): Deve corresponder exatamente ao produto importado.
✔ CFOP Correto: Operações de importação possuem CFOPs específicos.
✔ Declaração de Importação (DI): Os dados devem estar idênticos aos registrados na Receita Federal.
✔ Tributação Aplicável: Certifique-se de que todos os impostos foram corretamente calculados e informados.

Realizar essa verificação reduz a chance de rejeição da NF-e pela SEFAZ e evita problemas na liberação da mercadoria.

Correção de Erros Comuns Antes da Aprovação da SEFAZ

Caso a NF-e seja rejeitada, alguns erros podem ser corrigidos antes da aprovação final.

✔ Dados divergentes entre a NF-e e a DI: Deve-se corrigir a descrição dos produtos e valores antes de reenviar.
✔ CFOP incorreto: Se o código da operação estiver errado, a nota pode ser rejeitada.
✔ Chave de Acesso inválida: Pode ser um erro no preenchimento ou na geração do XML.
✔ Erro de tributação: Caso os impostos sejam calculados incorretamente, a SEFAZ pode barrar a nota.

Caso um erro só seja identificado após a aprovação da NF-e, é possível corrigi-lo por meio de uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e) ou, em casos mais graves, cancelar a NF-e e emitir uma nova.

Como Consultar e Verificar a Autenticidade da Nota Fiscal?

Para garantir que a Nota Fiscal de Importação foi corretamente registrada e está ativa, é essencial realizar a consulta do documento.

Ferramentas para Garantir que a NF foi Emitida Corretamente

✔ Portal da SEFAZ – Permite verificar a autenticidade da NF-e inserindo a Chave de Acesso.
✔ Consultar Danfe – Plataforma especializada para validação rápida e segura de notas fiscais.
✔ Softwares de Gestão (ERP) – Sistemas que automatizam a conferência e o armazenamento de NF-es.

A verificação periódica das Notas Fiscais de Importação garante que a empresa não sofra penalizações fiscais e tenha maior controle sobre suas operações.

Como Utilizar a Consultar Danfe para Verificar Documentos Fiscais

A plataforma Consultar Danfe permite a validação da NF-e de forma prática e segura, evitando erros e inconsistências nos documentos fiscais.

Passo a Passo para Verificar sua NF-e na Consultar Danfe

1️⃣ Acesse o site da Consultar Danfe pelo navegador.
2️⃣ Insira a Chave de Acesso da NF-e (44 dígitos).
3️⃣ Clique em “Consultar” e aguarde o sistema carregar os dados do documento.
4️⃣ Verifique todas as informações da NF-e, como emitente, destinatário, produtos e tributos.
5️⃣ Baixe e armazene o XML da NF-e, garantindo que esteja acessível caso precise comprovar a importação.

Essa prática permite que empresas e importadores tenham total controle sobre suas notas fiscais, reduzindo riscos de erro e otimizando a gestão tributária.

Facilitando a Emissão da Nota Fiscal com a Consultar Danfe

Emitir Notas Fiscais para produtos importados pode parecer um processo complexo, mas seguindo as boas práticas de cadastro, preenchimento correto e conferência dos dados, a tarefa se torna mais simples e eficiente.

✔ Mantenha seus documentos organizados para evitar problemas com auditorias fiscais.
✔ Revise cuidadosamente todas as informações da NF-e antes da emissão para garantir que os dados estejam corretos.
✔ Realize consultas regulares na plataforma Consultar Danfe para validar suas notas fiscais.

A utilização de ferramentas especializadas, como a Consultar Danfe, pode agilizar o processo de conferência, reduzir erros e garantir que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas corretamente.